Im Folgenden haben wir eine Übersicht mit den wichtigsten Informationen zusammengestellt. 

 1. Gültige Formate

Gültige Formate müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Die E-Rechnung muss dabei ein standardisiertes Format (wie ZUGFeRD oder XRechnung) verwenden.

• XRechnung: Dies ist das standardisierte XML-basierte Format, das von der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. Es basiert auf der europäischen Norm für die elektronische Rechnung (EN 16931). 

• ZUGFeRD: Dies ist ein hybrides Format, das sowohl eine XML-Datenstruktur als auch eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten kombiniert. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass es sich um eine hybrides Rechnungsformat handelt. Das heißt, es umfasst eine Bilddatei (PDF) UND einen strukturierten Teil (XML), so dass diese Rechnungen ohne weitere Aufbereitung lesbar sind.  

 2. Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) 

• Fahrausweise (§ 34 UStDV) 

 3. Übergangsregelungen

• 2025 bis 31.12.2026: Alternative Rechnungserstellung in Papierform oder anderem elektronischen Format ist zulässig,
  àwenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
  (§27 Abs. 38 Nr. 1 UStG) 

• 2026 bis 31.12.2027: Alternative Rechnungserstellung in Papierform oder anderem elektronischen Format bleibt zulässig,
  àwenn der Rechnungsempfänger zustimmt und
  àder Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 EUR hinausgeht.
  (§27 Abs. 38 Nr. 2 UStG) 

• 2026 bis 31.12.2027: Die Nutzung des elektronischen Datenaustauschs (EDI-Verfahren) ist weiterhin zulässig,
  à wenn der Empfänger zustimmt. Das ist unabhängig vom Vorjahresumsatz.
  (§27 Abs. 39 Nr. 3 UStG) 

• Ab 2028 sind die Anforderungen der E-Rechnung zwingend umzusetzen 

 4. Elektronische Übertragung der Rechnung

Die E-Rechnung muss über einen sicheren Kanal übertragen werden. Es reicht aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 Rn. 40). 

 5. Rechnungsdatenstruktur und Pflichtangaben

E-Rechnungen müssen bestimmte gesetzliche Pflichtangaben enthalten, die in der EU-Norm für elektronische Rechnungen (EN 16931) definiert sind. Dazu gehören beispielsweise: 

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers 

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers 

• Eine eindeutige Rechnungsnummer 

• Das Rechnungsdatum 

• Die gelieferten Waren oder Dienstleistungen mit den entsprechenden Beträgen und Steuersätzen 

• Der Betrag der Mehrwertsteuer und die Nettosumme 

 6. Digitale Signatur und Aufzeichnung

Es ist keine digitale Signatur für jede einzelne E-Rechnung erforderlich, aber Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Rechnung authentisch und unverändert bleibt.  

 7. Rechnungsarchivierung

Unternehmen müssen E-Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von 8 Jahren archivieren. Diese archivierten Rechnungen müssen jederzeit zugänglich und unverändert aufbewahrt werden.  

Die Archivierung muss in elektronischer Form erfolgen. Denn im Falle der E-Rechnung ist der strukturierte Teil (=XML) zu archivieren, dabei muss sichergestellt sein, dass die Rechnungen jederzeit in einem maschinenlesbaren und vollständig lesbaren Format verfügbar sind. 

 8. Technische Umsetzung und Software

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs- und Rechnungssoftware in der Lage ist, E-Rechnungen zu erzeugen, zu übertragen und zu empfangen. Portolan bietet daher zum Empfang von E-Rechnungen Lösungen auf der Series i basierte an. Das Modul ESB (eRechnung Support Basis) deckt dabei das Einlesen, Visualisieren und Archivieren von E-Rechnungen ab. Darauf basierend geht ESX (eRechnung Support Erweitert) noch weiter und ermöglicht die direkte Abarbeitung der E-Rechnungen in EVM FIA. Die eingelesenen Daten werden in eine Erfassungsmaske übertragen, wo sie direkt geprüft und komplettiert werden können. 

Als umfassende Lösung bietet Portolan zusammen mit Jobrouter eine Digitalisierungsplattform an, mit der der gesamte Prozess der E-Rechnungsstellung und -übermittlung automatisiert werden kann. Selbstverständlich können mit dieser Digitalisierungsplattform auch Prozesse abgebildet werden, die weit über die Verarbeitung von E-Rechnungen hinausgehen. 

 9. Herausforderungen

Datenqualität und Konsistenz. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu Problemen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen führen. Daher ist eine Datenbereinigung dringend zu empfehlen. Datenvalidierung und -bereinigung implementieren. 

Die elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung erfordert auch eine Anpassung der internen Prozesse und Arbeitsabläufe. Daher müssen Mitarbeiter entsprechend geschult werden, um die neuen Systeme und Prozesse effektiv nutzen zu können.  

Die Technologie im Bereich E-Rechnung entwickelt sich ständig weiter. Die Erfahrung zeigt, dass mit Anpassungen der Formate zu rechnen ist. Unternehmen müssen daher flexibel sein, die Prozesse den neuen Gegebenheiten anzupassen 

Die Einführung des elektronischen Rechnungseingangs erfolgt i.d.R. in Zusammenarbeit mit einem Softwarepartner, daher ist es hier wichtig, dass die Kommunikation hier reibungslos funktioniert. 

 10. Vorteile der E-Rechnung

Die Vorteile der E-Rechnung sind vielfältig und betreffen sowohl die Effizienz der internen Prozesse als auch die Beziehungen zu Geschäftspartnern.  

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören: 

• Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Papier, Druck und Versand entfallen, und die Bearbeitungszeit für Rechnungen wird drastisch verkürzt. 

• Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben sind fehleranfällig. E-Rechnungen minimieren das Risiko von Fehlern, da sie automatisch verarbeitet werden können. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und weniger Rückfragen. 

• Schnellere Zahlungsabwicklung: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere Bearbeitung und Genehmigung, was zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung führt. Dies verbessert den Cashflow und Liquidität. 

 11. Ausblick und Fazit

Die Implementierung der E-Rechnung ist für die zukünftige Kommunikation mit der Finanzverwaltung von entscheidender Bedeutung. In vielen europäischen Ländern ist es bereits seit Jahren Praxis, dass alle Ausgangsrechnungen in digitaler Form der Finanzverwaltung übermittelt werden. Auch in Deutschland wird die E-Rechnung die Basis für ein ähnliches System bilden. Daher ist es unerlässlich, die Einführung der E-Rechnung systematisch und strategisch anzugehen, um optimal auf die kommenden Anforderungen vorbereitet zu sein. Als Ihr Softwareanbieter unterstützen wir Sie dabei, diesen Übergang reibungslos zu gestalten und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.