Zeitersparnis und geringe Fehlerquote

Durch PORTOLAN Zahlungsavis-Management

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Im Jahre 2012 hat sich die riha WeserGold Getränke GmbH & Co. KG für die Einführung des PORTOLAN Zahlungsavis-Managements entschieden. Das Ziel war die automatisierte, schnelle Verarbeitung und die Entlastung der Sachbearbeiter vom Alltagsgeschäft. Das Familienunternehmen riha WeserGold gehört zu den größten Fruchtsaftherstellern Europas und erwirtschaftet jährlich über 550 Mio. Euro. Das Geschäftsfeld ist stark geprägt durch Einkaufsverbände und Zentralregulierungen. Daher gehören die Vereinnahmung und Verarbeitung von Zahlungsavisen zum Tagesgeschäft in der Debitorenbuchhaltung.

Aktuell erhält riha WeserGold wöchentlich je ein Zahlungsavis der Zentralregulierer Markant, MIAG und REWE auf elektronischem Wege. Eine ähnliche Handhabung mit EDEKA ist bereits in Planung. Zahlungsavise haben in der Regel zwischen 175 - 200 Positionen, größere Zahlungsavise haben zwischen 300 und 540 Positionen. Es gab auch schon Avise mit über 1.000 Regulierungen. Bei der bisherigen manuellen Verarbeitung konnten Tippfehler und lange Fehlersuchzeiten entstehen. Herr Rahms, Leiter Finanz- und Rechnungswesen von riha WeserGold ist überzeugt: „Mit PORTOLAN ist die Fehlerquote bei der Verbuchung gering - Tippfehler und damit verursachte Fehlersuchzeiten sind praktisch ausgeschlossen.“

Die zuständigen Sachbearbeiter speichern die Avise, die in der Regel im EDI Nachrichtentyp Remadv verfasst sind, in einem Verzeichnis ab und starten die Übernahme in die Avis-Datenbank von PORTOLAN. In einem Prüflauf werden die offenen Posten anhand der Avis-Referenzangaben selbständig gesucht und zugeordnet. Die offenen Posten müssen nicht weiter mit Texten versehen werden und alle im Avis angegebenen Belegnummern werden übernommen. Das System zeigt in einer Ergebnisübersicht pro Anschlusshaus die Trefferquote und Differenzen an. Der Sachbearbeiter hat nun die Möglichkeit, auf Knopfdruck Restposten für eingehende noch nicht gebuchte Be- und Entlastungen zu bilden oder Rundungsdifferenzen auszubuchen.

Mit der Buchung des Zahlungsavis generiert PORTOLAN EVM vollautomatisch die Abzugsbelege. Dies geschieht wahlweise auf Basis der im Avis enthaltenen Abzugskonditionen oder auf Basis der im ERP System hinterlegten Konditionen. In der Regel erfolgt aus auswertungstechnischen Aspekten die Buchung der Abzüge pro Anschlusshaus. Der Mehrwert des automatischen Zahlungsavis-Managements ist die Reduzierung des hohen manuellen Aufwands und eine geringe Fehlerquote. Herr Rahms von riha WeserGold stellt begeistert fest: „Durch das Zahlungsavis-Management von PORTOLAN hat sich der Zeitaufwand für die Vereinnahmung eines Zahlungsavis von bis zu vier Stunden auf etwa 15 Minuten reduziert.“

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