Buchungsperioden ablagekreisbezogen öffnen und schließen

Wussten Sie schon?

DCW bietet seit einiger Zeit die Möglichkeit, Buchungsperioden in Abhängigkeit vom Ablagekreis abweichend von der Geschäftsjahrestabelle zu öffnen und/oder zu schließen.

Wie war es bisher?

Vielleicht kennen Sie die Situation: Das letzte Geschäftsjahr ist im Prinzip abgeschlossen, aber die Wirtschaftsprüfer möchten, dass in diesem Vorjahr noch eine Korrektur gebucht wird. Die einzige Möglichkeit das zu tun, besteht in DCW darin, in der Geschäftsjahrestabelle B0103 den letzten Tag des

Geschäftsjahres in die Felder „offene Periode von“ und „bis“ einzutragen, also das Datum wieder für alle Buchungen zu öffnen. Ähnlich sieht es evtl. unterjährig aus, wenn als letzte Buchung im Monat die Umsatzsteuer gebucht werden soll und versehentlich aus einem Vorsystem noch eine Rechnung kommt, die gebucht wird, weil die Periode ja noch offen ist. In DCW war ein Buchungsdatum entweder offen oder nicht, unabhängig von der Art des Beleges.

Was haben wir geändert?

Zunächst einmal ist die grundsätzliche Systematik unverändert geblieben und wenn Sie möchten, dass das so bleibt, müssen Sie nichts tun. Das DCW-System prüft weiterhin die Gültigkeit des Buchungsdatums gegen die Tabelle B0103.

Wir haben aber eine neue Tabelle B0109 angelegt, über die es möglich ist, pro Geschäftsjahr und Ablagekreis eine abweichende offene Periode zu definieren. Diese spezielle Angabe überschreibt dann die allgemeine Angabe in der Tabelle B0103.

Damit die Pflege der Tabelle lückenlos dokumentiert werden kann, ist es nicht möglich den Schlüssel zu ändern oder Einträge zu löschen. Setzen Sie den Eintrag nach erfolgter Buchung auf inaktiv, damit die B0103 wieder führend wird. Vermeiden Sie aktive Einträge über einen längeren Zeitraum, um Missverständnissen und Fehlbuchungen vorzubeugen!
Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass das System nur dann gegen die Tabelle B0109 prüft, wenn im Mandantenstamm der neue Schalter „Öffnen/Schließen Perioden für einzelne Ablagekreise“ auf „J“ steht.

Was sollten Sie beachten?

Da es sich bei der Prüfung des Buchungsdatums um eine sehr zentrale und sensible Funktion handelt, sollte besondere Sorgfalt angewendet werden. Verwenden Sie die neue Funktion nur, wenn es absolut notwendig ist. Es könnte ansonsten die Gefahr bestehen, die Übersicht zu verlieren.

Ein Hauptgrund für die Entwicklung der neuen Funktion war die Unterstützung der Finanzbuchhaltung insbesondere während der Abschlussarbeiten. Deshalb wurden die neuen Prüfungen zunächst ausschließlich in Programmen der FiBu umgesetzt. Das bedeutet auf der anderen Seite, dass die Programme der Materialwirtschaft weiterhin nur auf die Tabelle B0103 schauen. In der Kostenrechnung bleibt die bisherige Steuerungsmöglichkeit über die K0102 unverändert.

Auch wurde die erweiterte Prüfung nicht in jedem Batch-Programm eingebaut. Aus unserer Sicht ergibt es wenig Sinn, z.B. einen Zahllauf in einer schon geschlossenen Periode zu buchen. Deshalb wurden die meisten Batch-Programme unverändert belassen. Eine Ausnahme bildet das Programm „Ausführen Abschreibung“, weil dies eine klassische „Abschlusstätigkeit“ darstellt und es gewünscht sein kann, die Abschreibung noch zu buchen, wenn die anderen Anwendungen schon keine Belege mehr buchen dürfen.

Achten Sie bei der Einrichtung der Tabelle darauf, dass die Mandantenreferenzen denen der B0103 entsprechen. Am besten hat jeder Mandant seine eigenen Einträge. Ähnliches gilt für die Berechtigung zur Pflege der Tabelle. Überlegen Sie genau, welche Benutzer die Tabelle pflegen dürfen.

Grundsätzlich empfehlen wir, die neue Funktion nur nach Rücksprache mit uns einzurichten. Wir helfen Ihnen gerne dabei und besprechen mit Ihnen die Vorteile und Gefahren der Einrichtung. Reden Sie mit uns – wir helfen gerne!