Mailversand von E-Rechnungen aus DCW

Wussten Sie schon?

Über das Programm „Buchen Verkaufsbeleg“ können Sie in DCW E-Rechnungen erstellen. Dafür haben wir u.a. die Erfassungsmaske um das Feld Mengeneinheit erweitert und die Möglichkeit geschaffen, den erforderlichen Rechnungstyp zu erfassen. Die E-Rechnung wird automatisch im IFS gespeichert.

Mit der neuen Consulting Lösung „Mailversand von E-Rechnungen“ haben Sie nun die Möglichkeit, die erstellte E-Rechnung als Anhang einer Mail direkt aus DCW an Ihre Kunden zu versenden.

Was beinhaltet die Consulting Lösung?

Wenn die CL installiert ist, haben Sie im Programm „Bearbeiten E-Rechnung (Ausgang)“ neue Optionen und Funktionstasten. Sie können über die Taste F10 die Ansicht wechseln zwischen E-Rechnungen, die noch nicht versendet wurden, die bereit versendet wurden oder allen E-Rechnungen, wobei die Zeilen mit den versendeten eine andre Farbe haben als die nicht versendeten. Darüber hinaus können Sie sich über eine Option die Mailadresse des Kunden anzeigen lassen, an welche die Mail geschickt werden würde und über eine weitere den Versand anstoßen. Bei den E-Rechnungen, die bereits versendet wurden, gibt es außerdem eine weitere Option, mit der ein erneuter Versand ausgelöst wird, wobei das System die aktuelle Mailadresse ermittelt.

Wie werden die Mailadressen ermittelt?

Da die meisten Firmen spezielle Mailadressen für E-Rechnungen angelegt haben ([email protected]), die von den Adressen für andere Korrespondenz (z.B. Mahnungen, Zahlungsavise) abweichen, werden Sie ein neues Telekommunikationsfeld im Adressstamm aktivieren müssen. Über die Tabellenverwaltung von DCW nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor, damit das System die korrekte Mailadresse finden kann.

Darüber hinaus muss für die Mitarbeitenden, welche die Mail versenden, ein Absender angelegt sein, der mit einer Mailadresse verknüpft ist. Ansonsten ist ein Mailversand nicht möglich.

Welche weiteren Einrichtungen sind erforderlich?

Sie benötigen noch ein Mailformular mit dem Inhalt der eigentlichen Mail, in der Sie auf die Rechnung im Anhang verweisen. Des Weiteren haben wir für den Mailversand eine Funktionsberechtigung eingerichtet, damit Sie steuern können, wer Rechnungen per Mail versenden darf.

Was ist noch wichtig?

Im Rahmen dieser CL wird ausschließlich die erstellte E-Rechnung im XML-Format versendet. Die Druckausgabe, die weiterhin erstellt wird, befindet sich in den Spooldateien und wird deswegen nicht berücksichtigt.

Der Preis der CL beträgt einmalig 2.000,- EUR. Die Installation erfolgt im Rahmen einer PTF-Auslieferung.

Wir arbeiten aktuell an einer weiteren Consulting Lösung, mit der wir Sie in die Lage versetzen, aus DCW heraus auch ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen.  Hierüber informieren wir Sie, sobald diese Lösung zur Verfügung steht.