Der Weg in ein papierloses Büro – Schritt für Schritt

Metalock Engineering verfolgt seit Jahren das Ziel, interne Abläufe konsequent zu digitalisieren und dadurch effizienter, transparenter und zuverlässiger zu gestalten. Ein wichtiger Baustein auf diesem Weg ist die Workflow-Plattform JobRouter®, die bereits in zahlreichen Bereichen erfolgreich eingesetzt wird.

Mit der Einführung des digitalen Bestellprozesses setzt das Unternehmen seinen Modernisierungskurs fort –unterstützt durch die technische Umsetzung und Prozessgestaltung von Portolan –  und  schafft einen durchgängigen Workflow, der Mitarbeitende entlastet und den Einkauf spürbar beschleunigt.

Vom Bedarf zur Bestellung – ein Prozess, der sich selbst erklärt

Was früher auf Papier, per E-Mail oder über verschiedene Excel-Versionen lief, wird heute zentral gesteuert. Mitarbeitende erfassen ihre Bestellanforderungen direkt im System. Von dort aus fließen die Daten automatisch in den Einkauf, wo sie geprüft und zur Bestellung weiterverarbeitet werden.

Ein intelligentes Genehmigungsverfahren sorgt dafür, dass je nach Betrag ein- oder zweistufig freigegeben wird. Anschließend wird die Bestellung:

• automatisch per Web-Service an das DCW-System übergeben
• und parallel per E-Mail an den Lieferanten gesendet

Währenddessen prüfen Plausibilitätsregeln im Hintergrund jede Eingabe. Fehler werden sofort sichtbar – bevor sie im Prozess Folgeschritte auslösen.

So entsteht ein Workflow, der sich selbst trägt: transparent, nachvollziehbar und jederzeit kontrollierbar.

Mehr Klarheit, weniger Aufwand – Erweiterungen, die den Unterschied machen

Um den Bestellprozess optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, wurden zahlreiche Erweiterungen implementiert. Sie machen den Workflow nicht nur leistungsstärker, sondern auch alltagstauglicher:

• Erweiterte Lieferantenstammdaten: automatische Übernahme relevanter Adressen aus DCW
• Sortimentsabgleich: nur passende Artikel beim jeweiligen Lieferanten
• Direkter Datenzugriff: Nutzung zentraler Basisdaten ohne Medienbrüche
• Flexible Bearbeitung: Einkauf kann Preise, Mengen und Positionen anpassen
• Individuelle Freigabematrix: Regeln abhängig von Betragsgrenzen
• Transparente Entscheidungsoptionen: Freigeben, ablehnen oder mit Kommentar zurückgeben
• Automatischer Versand: Bestellung geht elektronisch an den Lieferanten, inklusive CC-Option
• Revisionssichere Ablage: jede Bestellung wird digital archiviert

Ein digitaler Prozess, der zwei Abteilungen stärkt

Der neue Bestellworkflow bringt nicht nur Tempo in den Einkauf – er erleichtert auch die Arbeit im Rechnungseingang. Sauber strukturierte Daten und klar dokumentierte Genehmigungen sorgen für kürzere Prüfzeiten, weniger Rückfragen und weniger doppelte Arbeit.

„Durch die klaren Eingaben und Freigaben im Bestellprozess läuft der Rechnungseingangsprozess wesentlich schneller und wir vermeiden doppelte Arbeit. Die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Buchhaltung wird dadurch deutlich effizienter.“
— Mathias Bull, CFO, Metalock Engineering Germany GmbH