-Software für Rechnungswesen und ERP-

Portolan
Erweiterungen

Wächst mit Ihren Anforderungen

Erweiterungsmodule für das Rechnungswesen

  

Thomas Baum

Vertrieb
Thomas Baum
07062 919-225
Kontakt aufnehmen

MOI Mail & Office Integration

+Zeit- und Informationsgewinn
+Prozessoptimierung mit durchgängigem Workflow
+Zeitnahe Kommunikation
+Hohe Sicherheit der Dokumente
+Zeitliche und räumliche Unabhängigkeit
+Reduzierung von Medienbrüchen
+Erweiterbar auf Druckausgaben auf alle sonstigen eingesetzten Anwendungen auf dem IBM System i

Die Mail & Office Integration (MOI) wandelt Druckausgaben aus Portolan-Anwendungen in PDF-, MS Word- oder Excel-Dokumente um. Das offene MOI-Regelwerk erlaubt darüber hinaus auch, Druckdateien aus anderen Applikationen (Personal, ERP, etc.) oder Query-Abfragen analog zu verarbeiten. Die Ausgabe und Aufbereitung ist im MOI individuell steuerbar. Die Varianten sind nahezu unbegrenzt. So können Sie z.B. Firmenlogos integrieren, Zahlen als Barcode darstellen oder wichtige Textpassagen fett oder in Farbe darstellten.

 

Automatisierter Ablauf

MOI unterstützt den durchgängigen Workflow Ihrer Geschäftskorrespondenz. So wird z.B. die mit dem Mahnlauf entstehende Druckdatei mit allen Mahnungen in Einzelmahnungen gesplittet. Liegt für den jeweiligen Kunden eine E-Mail-Adresse vor, wird die Mahnung unter Berücksichtigung firmenindividueller Briefvorlagen in eine PDF-Datei umgewandelt und als Mail-Anhang dem jeweiligen Ansprechpartner zugesandt, optional ist auch ein Faxversand möglich (entsprechende Systemkomponenten vorausgesetzt). Nicht direkt versendbare Mahnungen können für einen postalischen Versand direkt gedruckt, als PDF-Datei abgespeichert und einem internen Sachbearbeiter zur Weiterverarbeitung per Mail zugesandt werden.
MOI überwacht permanent ihre Druckausgaben und startet den definierten Prozess, ohne dass hierfür ein Bedienereingriff erforderlich ist. Der gesamte Workflow wird einmalig definiert und aktiviert. Die gesamte Verarbeitung erfolgt dann vollautomatisch. Für eine einmalige Verarbeitung können Druckdateien über den Spool-Manager auch individuell in ein Office-Dokument umgewandelt und versendet werden.

 

Individuell formatierbar

Ergänzende Informationen, wie z.B. Kunden-/Lieferantennummer, Ansprechpartner, Textart, Mahnstufe oder Datum, etc. können automatisiert aus der Druckdatei abgeleitet werden. Diese Zusatzinformationen stehen dann für die Verwendung im Betreff oder im Bodytext des E-Mail-Anschreibens und zur differenzierten Benennung des Dokumenten-Anhangs zur Verfügung. Erstellte Dokumente können mit Passwörtern geschützt oder dem Empfänger zur freien Weiterverarbeitung unverschlüsselt zur Verfügung gestellt werden. Sämtliche Vorgänge beim Versand von E-Mails sind verifizierbar und werden permanent protokolliert.

 

Verwandlung

 

moi_vorhermoi_nachher

 

 

Planungstool

Das neue EVM Planungs-Tool erleichtert Ihnen die wertmäßige Kostenarten- und Kostenstellenplanung. Viel Zeit und Ressourcen werden im Budgetierungsprozess dahingehend aufgewendet, die extern erstellten Pläne in die Kostenstellenrechnung zu übernehmen und die durch mehrere Planungsrunden erforderlichen Anpassungen der Teilpläne im Rechnungswesen aktuell zu halten und zu synchronisieren.

Das EVM-Planungstool wird daher als eigenständiges Modul direkt über den EVM-Client aufgerufen und bedient.

Sie setzen Ihre Planung auf einem individuell erstellten, aus vorhandenen Daten (Plan-, Forecast- oder Istdaten) der vergangenen Jahre nach einem individuellen Regelwerk abgeleiteten und nach Bedarf über Faktoren angepassten Planungsvorschlag auf.

Die Planung wird dann von den Kostenstellen-Verantwortlichen direkt über den individuellen BAB auf Konten- oder Berichtszeilenebene angepasst. Prozentuale oder absolute Anpassungen der Monats- oder Jahresplanwerte verändern den Plan unter Beibehaltung der bestehenden Relationen, sowohl auf den Kostenarten als auch in den Perioden.

Sensible Kostenarten, wie beispielsweise die Personalkosten, plant der Controller zentral. Die Kostenstellen-Verantwortlichen sehen natürlich diese Budgets auch auf ihren Kostenstellen, können sie aber selbst nicht verändern.

Optimieren Sie Ihre Planung durch Vergleich von Planungsalternativen (worst /best case Szenarien) und nutzen Sie integrierte Workflow-Funktionen um Planungen freizugeben, für Revisionszwecke zu sperren oder nach Verabschiedung einzufrieren.

Business Intelligence (EPM–Edition)

Die EPM - Edition ist ein Informations- und Reporting-System zur Aufbereitung, Visualisierung und Analyse betriebswirtschaftlicher Unternehmensdaten. Als zentrales und ganzheitliches Informationssystem rundet EPM das Portolan Standard-Reporting dort ab, wo es um mehrdimensionale Berichte und Ad-hoc-Abfragen geht, die auch vielfältig grafisch darzustellen sind. Mit der EPM-Edition lassen sich auch Berichte erstellen, die neben dem Rechnungswesen auch Daten aus anderen ERP-Bereichen einbeziehen. Das Portolan Rechnungswesen bietet als Datenlieferant für EPM eine Vielzahl von Datenpools, wie z.B. offene Posten, Verkehrszahlen, Bilanz, Umsätze, etc. Mit der EPM - Edition erhält das Management frühzeitig Information über aktuelle Entwicklungen und Trends und erkennt schnell, wo Handlungsbedarf besteht. Das Frühwarnsystem ermöglicht eine kontinuierliche und systematische Überwachung unternehmenskritischer Entwicklungen. Alle Reports sind mit dem EIP-Enterprise Information Portal unseres Partners ARUBA auch über einen Web-Browser abrufbar.

 

>> weitere Informationen <<

Data Warehouse

Das EVM Data Warehouse ist ein sogenanntes Integrations-Layer zwischen der operativen Applikations-Datenbank und nachgelagerten Front-End-Systemen (z.B. MIS-Systeme, OLAP-Tools etc.). Sie können hier gezielt individuelle Informationen, wie Kennzahlen und Auswertungskriterien (z.B. Kunde, Artikel, etc.) in variablen Datenstrukturen ablegen. Damit ist es sehr leicht, operative Controlling-Informationen in unternehmensweite Management-Informations-Systeme bzw. Berichtstools (z.B. Cognos, EIS, Hyperion, MS-Excel etc.) zu integrieren.
Das Data Warehouse ist ein leistungsfähiger Portolan-Baustein und bietet wesentliche Vorteile für alle, die nachgelagert zur EVM-Applikation zentrale Berichts- bzw. Informationssysteme einsetzen.

 

 

Ihr Nutzen:

  • Integration von Daten aus unterschiedlich strukturierten und verteilten Datenbeständen, um eine globale Sicht auf die Quelldaten und damit übergreifende Auswertungen zu ermöglichen.
  • Schnelle und flexible Verfügbarkeit von Berichten, Statistiken und Kennzahlen.
  • Eine dynamische und flexible Informationsgewinnung, die ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet, da nur die vom Anwender definierten Daten ins Data Warehouse übertragen werden.
  • Die Ausprägung des EVM Data Warehouse erfolgt komplett durch gut strukturierte Dialoge, sodass Key-User in der Lage sind, das EVM Data Warehouse schnell zur Verfügung zu stellen

Dokumenten Management

+Wirtschaftlichkeit
+Effizienz
+Flexibilität
+Ordnung
+Zeitersparnis

Das DMS (Dokumentenmanagement-System) von Portolan sichert und archiviert das gesamte Beleg- und Dokumentenaufkommen und optimiert mit innovativen Instrumenten, wie der „Workflow“ oder der „Beleginterpretation“, die ganze Belegorganisation.

Das DMS steuert den Belegfluss und übernimmt wesentliche Organisations-, Verteilungs- und Sicherheitsaufgaben Ihres Unternehmens. Dokumente können über die Beleginterpretation selbstständig vordefinierte Bearbeitungs-, Produktions- und Steuerungsprozesse auslösen. Mit dem DMS können Sie durch intelligente und bewährte Lösungen die Effizienz, Flexibilität und Sicherheit in Ihrer Organisation erheblich steigern.

ARA Erweiterte Berichtsanalyse

ARA ist ein Modul aus der Portolan-Produktsuite 'Microsoft-Office-Integration'. ARA wird über ein 'Add-In' in eine bestehende Excel-Anwendung integriert.

Damit bietet sich Ihnen die Möglichkeit, auf dem Server abgerufene und erstellte Berichte in Excel auszugeben. ARA unterstützt sämtliche Abruf-Features wie Unterstufen, Sortierung, Hitlisten, usw. Flexibel definierbare Importfunktionen automatisieren dabei den Prozess regelmäßiger Berichts-Downloads. Eine in ARA integrierte Aktualisierungsfunktion sorgt dafür, dass auf dem PC gespeicherte Berichte, oder daraus erstellte Diagramme und Formulare regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden.

Bei Zeilenberichten besteht die Möglichkeit, über eine sog. Einzelberichtsfunktion je Abrufkriterium (z.B. Kostenstelle, Projekt, ...) eine separate Excel-Datei in ein gewünschtes Zielverzeichnis auszugeben, um z.B. die Verteilung an Berichtsempfänger zu optimieren oder basierend darauf Planungs-Sheets abzuleiten.