-Software für Rechnungswesen und ERP-

Portolan
FiBu

Finanzbuchhaltungssoftware für den Mittelstand

Umfassendes Programm für die Finanzbuchhaltung (FiBu)

Die Finanzbuchhaltung ist das Herz eines Unternehmens und muss heute mehr können als Buchen und Auswerten. Sie soll Transparenz schaffen, die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) einhalten und für die strategische Planung eingesetzt werden. Natürlich muss eine Finanzbuchhaltung auch den gesetzlichen formalen Vorgaben genügen. Die Finanzmanagement Software von Portolan erfüllt diese Anforderungen und liefert alle notwendigen Informationen zeitnah und umfassend. Ergänzt wird die Buchhaltungssoftware durch eine Anlagenbuchhaltung und ein Controlling mit zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten.

 

Die Buchhaltung für den internationalen Mittelstand

International tätige Unternehmen benötigen eine Software für die kaufmännische Verwaltung, die sowohl den lokalen Marktanforderungen, als auch den gesetzlichen Anforderungen verschiedener Länder gerecht werden muss. Vor allem das gesetzliche Meldewesen, die Steuerbehandlung und die Zahlungsabwicklung unterscheiden sich mitunter sehr von Land zu Land. Das Rechnungswesen EVM berücksichtigt und erfüllt diese Kriterien länderspezifisch. Die Software ist, wie alle Portolan-Anwendungen, von Grund auf für den internationalen Einsatz konzipiert.

 

Basisfunktionen der Buchhaltung

Das Grundpaket beinhaltet eine voll einsatzfähige und anwenderfreundliche Finanzbuchhaltungssoftware. Der konzeptionelle Ansatz von Portolan genügt höchsten betriebswirtschaftlichen Ansprüchen aus der Praxis und garantiert eine umfassende Finanzverwaltung.

  • Grafische Benutzeroberfläche für eine intuitive Navigation
  • Flexible Datenstruktur ermöglichen individuelle Auswertungsstrukturen
  • Frei definierbare Buchungsperioden und Geschäftsjahre
  • Drill-Down per Klick aus vordefinierten Berichten
  • Mandantenfähigkeit unterstützt den internationalen Einsatz
  • Benutzerberechtigungen (auch über Gruppenprofile) für Funktionen, Objekte und Menüs
  • Umfangreiche Techniken zum Ausgleich offener Posten (Mahnungen)
  • Sondergeschäftsvorgänge wie Wechsel, Ratenanforderungen etc. können in statistischen Hauptbüchern abgebildet werden
  • Meldewesen mit direkter Meldung über ELSTER oder entsprechender CSV-Ausgabedatei (Umsatzsteuer, Zusammenfassenden Meldung, Zahlungsverkehr Z4 und Z5/Z5a)
  • optionale Definition von Segmentkriterien, wie z. B. Geschäftsbereich, Region, etc.
  • optionale Führung zentraler oder dezentraler Stammdaten (Kontenstämme, Adressen, Kurse, etc.)
  • Maschinelle Bewertung der Fremdwährungsbestände und der in Fremdwährung geführten Forderungen bzw. Verbindlichkeiten
  • Umfangreiche Verfahren zur Belegsuche und Abstimmung des Zahlenwerks
  • Kontenverzinsung
  • Integration zu Dokumentenmanagementsystemen

 

Erweiterungsmodule für die Finanzbuchhaltungssoftware

  • CLM – Cash & Liquidity Management

    Die Liquiditätsplanung ist ein essentielles Steuerungsinstrument für jedes Unternehmen. Die langfristige Übersicht über geplante Einnahmen und Ausgaben zeigt die Liquiditätsentwicklung eines Unternehmens auf. Investitionen können so einfacher geplant werden und Kosten im Überblick behalten werden.

    Portolan bietet Ihnen mit CLM ein Planungs- und Prognoseinstrument mit dem Sie Liquiditätsplanung und Vorschau in Ihrem Unternehmen professionell erfüllen.

    Den Planungszeitraum bestimmen Sie selbst, da die Planpositionen jahresübergreifend, also rollierend erfasst werden können. Beispielsweise kann ein Darlehen einfach mit Start und Ende - Datum mit dem Turnus monatlich erfasst werden. Das System generiert die Planpositionen für die Liquiditätsvorschau bis zum Enddatum des Darlehens.

    In die Liquiditätsprognose fließen die aktuellen Banksalden, die offenen Posten Debitoren, die offenen Posten Kreditoren und die Planpositionen ein. Die Anbindung von offenen Kundenaufträgen und Einkaufsbestellungen kann bei Bedarf zusätzlich beauftragt werden. Die Zeiteinteilung der Liquiditätsvorschau kann in Kalenderwochen oder in Monaten erfolgen, die Einteilung kann interaktiv umgestellt werden.

    Die Liquiditätsprognose ist zusätzlich auf mobilen Endgeräten, wie iPads, iPhones oder Android-Geräten verfügbar.

  • Datenpools

    Die Portolan Datenpools bieten eine Reihe speziell aus dem Rechnungswesen abgeleiteter MIS-Datenextrakte. In den Bereichen G&V und Konsolidierung sind direkt in den Sachkontenstämmen des Portolan EVM die Zuordnungen der Konten zu den jeweiligen Berichtspositionen einstellbar. Sind diese Zuordnungen gepflegt, stehen Ihnen die Berichte ohne weiteren Aufwand direkt zum Abruf zur Verfügung, da mit den Datenpools auch vordefinierte Standardberichte ausgeliefert werden.

  • Finanzkonsolidierung

    Das Modul ist eine flexible Standardlösung für die legale Konsolidierung und das Konzernreporting. Prozesse können damit vereinfacht und beschleunigt werden. Standardmäßig sind Prozesse für die Ermittlung der Summenbilanz, die Buchung der Vorträge, das Kopieren der Parameter, die Übernahme von Buchungen und einige mehr vordefiniert. Weitere Prozesse können ohne zusätzlichen Programmieraufwand individuell definiert werden. Die Finanzkonsolidierung ist von der kleinen mittelständischen Unternehmensgruppe bis hin zu großen Konzernen erfolgreich im Einsatz.

  • Verzugszinsen

    Die Verzugszinsenrechnung von Portolan ermöglicht eine komfortable Erstellung und Bearbeitung von Vorschlägen und eine einfache Buchung von Verzugszinsen. Das Programm erstellt automatisch einen Verzugszinsenvorschlag, der anschließend angepasst werden kann. Abschließend kann eine Übersicht über die Verzugszinsen ausgedruckt und das Ergebnis gebucht werden. Optional erfolgt dabei die Erstellung einer Rechnung.

  • E-Bilanz

    Für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 01.01.2013 beginnen, sind die Bilanz und GuV sowie Teile der Anlagenbuchhaltung nun verpflichtend per Datenfernübertragung an die Finanzbehörden zu übermitteln. Mit unserem E-Bilanz-Kit können Meldungen direkt an die Finanzbehörden übermittelt werden.

  • Anbindung Factoring

    Mit diesem Modul ist der sichere Datenaustausch zwischen der Finanzbuchhaltung und den Factoring Gesellschaften gewährleistet. Über die Schnittstelle werden debitorische Rechnungen und Gutschriften an die Factoring Firmen exportiert. Debitoren, deren offene Posten übergeben werden sollen, werden als solche gekennzeichnet und danach übergeben. Anschließend wird der Export der Posten durchgeführt. Hierbei ist unter anderem eine Selektion möglich, so dass nur neue, bereits exportierte, oder aber alle Belege übergeben werden können. Nach den Exporten wird jeweils ein Protokoll ausgegeben und übergebene offene Posten werden gekennzeichnet. Unter anderen können Austauschverfahren mit Südfactoring, Fidis, Activ Factoring, DFB Factoring oder Coface abgebildet werden.

  • Gutschriftverfahren

    Portolan stellt mit diesem Verfahren ein Standardverfahren zur maschinellen Übertragung eingehender Gutschriftmeldungen auf die Debitorenkonten zur Verfügung. Das Modul kann in Verbindung mit den ERP Systemen XPPS /XPERT von Infor eingesetzt werden. Neben der automatischen Buchung der Gutschrift erfolgt zeitgleich auch die Auszifferung der Lieferscheinposition ohne manuellen Aufwand, die auf dem Debitorenkonto als „interne Rechnung“ gebucht wurde.

  • Zahlungsavise

    Viele Unternehmen erhalten täglich eine hohe Anzahl an Zahlungsavisen. Die manuelle Erfassung der Informationen kostet viel Zeit und Aufwand. Mit diesem Modul lässt sich der administrative Auswand minimieren. Offene Posten müssen nicht mit Texten versehen oder alle im Avis angegebenen Belegnummern manuell übernommen werden. In einem Prüflauf werden die offenen Posten automatisch zugeordnet. In einer Ergebnisliste werden dann die Trefferquote und Differenzen angezeigt. Der Sachbearbeiter hat nun die Möglichkeit, auf Knopfdruck Restposten für eingehende noch nicht gebuchte Belastungen und Gutschriften zu bilden oder Rundungsdifferenzen auszubuchen. Mit der Buchung der Zahlungsavis generiert das System vollautomatisch die Abzugsbelege. Dies geschieht wahlweise auf Basis der im Avis enthaltenen Abzugskonditionen oder auf Basis der im ERP System hinterlegten Konditionen. In der Regel erfolgt zur einfacheren Auswertung die Buchung der Abzüge pro Anschlusshaus. Ihr Mehrwert des Zahlungsavis-Managements: die Reduzierung des sonst üblichen hohen manuellen Aufwands und geringe Fehlerquoten.

 

Schnelle Datenübernahme aus Ihrer Softwarelösung

Portolan besitzt langjährige Praxiserfahrung aus komplexen Datenmigrationsprojekten im IBM System i Umfeld (AS/400). Mehr als 25 Jahre Know-how garantieren Ihnen eine Abwicklung der Migration innerhalb der Zeit- und Budgetvorgaben. Portolan verfügt über klare Migrationsstrategien und vorbereitete Programme für unterschiedliche Finanzbuchhaltungssoftware, wie:

DCW Software SoftM FiBu 400
Schilling Software Steeb Software Exact
DKS CEA (BPCS) K + H
MAS 90 Ratioplan WEISS
IBS JD Edwards Ametras

 

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Thomas Baum

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