Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird für Unternehmen in den kommenden Jahren zunehmend zum Standard.

Ziel der Deutschen Rentenversicherung ist es, die für Betriebsprüfungen erforderlichen Daten künftig elektronisch und standardisiert bereitzustellen.

Für Unternehmen bedeutet das: Prozesse müssen angepasst und technische Voraussetzungen geschaffen werden.

Für EVM-Anwender lautet die gute Nachricht: Die fachlichen Grundlagen sind geschaffen und die Umsetzung bei Portolan schreitet planmäßig voran.

Ein klarer Ansatz: Datenbereitstellung und Datenübermittlung trennen

Die euBP besteht aus zwei wesentlichen Bausteinen:

• Bereitstellung der prüfungsrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung
• Elektronische Übermittlung dieser Daten an die Deutsche Rentenversicherung

Genau diese Trennung bildet die Grundlage unseres Lösungsansatzes.

Portolan konzentriert sich auf die vollständige und normgerechte Aufbereitung der erforderlichen Finanzbuchhaltungsdaten innerhalb der EVM-Finanzbuchhaltung.

Die anschließende Übermittlung erfolgt über etablierte und bereits vorhandene Verfahren.

 Portolan schafft die Voraussetzungen in der Finanzbuchhaltung

Im Rahmen der euBP müssen prüfungsrelevante Konten- und Buchungsdaten in einem vorgegebenen Format bereitgestellt werden. Dazu gehören unter anderem:

• Ermittlung relevanter Konten und Buchungen
• Erstellung der vorgeschriebenen Datensätze
• Plausibilitäts- und Konsistenzprüfungen
• Nachvollziehbare Dokumentation der Datenlieferungen

Ein wesentlicher Meilenstein wurde bereits erreicht:

Das vollständige Feldmapping der erforderlichen Daten wurde umgesetzt und die fachlichen Anforderungen wurden analysiert und dokumentiert.

Parallel dazu stimmen wir Detailfragen regelmäßig mit den Verantwortlichen der Deutschen Rentenversicherung ab, um eine belastbare und prüfungssichere Lösung sicherzustellen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Fokus

Aktuell arbeiten wir an den Funktionen zur Steuerung und Verwaltung der Datenbereitstellung innerhalb von EVM.

Dazu gehören insbesondere:

• Verwaltung von Prüfungszeiträumen
• Erstellung und Bereitstellung von Datenlieferungen
• Versionierung von Lieferständen
• Unterstützung von Korrekturen und Nachlieferungen

Unser Ziel ist eine Lösung, die den Prüfungsprozess für Anwender möglichst einfach gestaltet und gleichzeitig eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Datenlieferungen gewährleistet.

Die Übermittlung bleibt flexibel

Die eigentliche Übermittlung der erzeugten Daten erfolgt über den etablierten eXTra-Standard.

Dabei setzen wir bewusst auf bestehende und bewährte Verfahren. Je nach vorhandener Systemlandschaft kann die Übermittlung beispielsweise über:

• das eingesetzte Lohn- und Gehaltsprogramm
• DAKOTA
• Perfidia
• externe Dienstleister

erfolgen.

Für unsere Kunden bedeutet das: Vorhandene Prozesse können in vielen Fällen weiter genutzt werden, ohne zusätzliche Systembrüche zu erzeugen.

Was Unternehmen bereits heute tun sollten

Ein wichtiger Erfolgsfaktor liegt nicht in der Finanzbuchhaltung, sondern beim späteren Versand der Daten.

Wir empfehlen deshalb, bereits jetzt mit dem Anbieter Ihres Lohn- und Gehaltssystems zu klären, ob die euBP-Übermittlung künftig über die vorhandene Lösung erfolgen kann.

Nach aktuellem Kenntnisstand wird dies für viele Unternehmen der einfachste und wirtschaftlichste Weg sein.

Sollte dies nicht möglich sein, stehen alternative Übermittlungswege zur Verfügung. Eine frühzeitige Klärung schafft Planungssicherheit und vermeidet späteren Zeitdruck.

Aktueller Projektstand

Die bisherigen Meilensteine:

• Vollständige Analyse der euBP-Anforderungen
• Umsetzung des Feldmappings
• Definition der Datensatzstruktur
• Laufende Abstimmung mit der Deutschen Rentenversicherung

Derzeit arbeiten wir an den letzten Bausteinen der Abruf- und Lieferlogik, der Versionierung von Datenlieferungen sowie den Prozessen für Korrekturen und Rückmeldungen.

Übergangsregelung bis Ende 2026

Für Unternehmen, bei denen kurzfristig eine Betriebsprüfung ansteht, gilt weiterhin eine wichtige Übergangsregelung:

Bis zum 31.12.2026 kann auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden.

Der Antrag muss rechtzeitig gestellt werden. Betroffene Unternehmen sollten dies frühzeitig mit ihrem Prüfer beziehungsweise der zuständigen Stelle abstimmen.

Ausblick

Wir werden unsere Kunden auch in den kommenden Monaten regelmäßig über den Projektfortschritt informieren.

Unser Anspruch bleibt unverändert: eine Lösung, die gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt und sich gleichzeitig einfach, transparent und flexibel in bestehende Prozesse integriert.

Portolan stellt die erforderlichen Daten vollständig und normgerecht bereit. Bestehende Übermittlungswege können weiterhin genutzt werden.

Damit schaffen wir gemeinsam die Voraussetzungen für eine erfolgreiche und praxistaugliche Umsetzung der euBP.

Was Unternehmen bereits heute tun sollten

Auch wenn die technische Umsetzung der euBP noch nicht vollständig abgeschlossen ist, können Unternehmen bereits jetzt wichtige Vorbereitungen treffen:

✔ Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Lohn- und Gehaltsanbieter, ob die euBP-Übermittlung unterstützt wird.

✔ Klären Sie, wer künftig für die Übermittlung der Daten verantwortlich ist.

✔ Prüfen Sie bestehende Prozesse rund um Betriebsprüfungen und Dokumentation.

✔ Berücksichtigen Sie die Übergangsregelung bis zum 31.12.2026, falls kurzfristig eine Betriebsprüfung ansteht.

Eine frühzeitige Klärung schafft Planungssicherheit und sorgt dafür, dass die Einführung der euBP später ohne Zeitdruck erfolgen kann.

So funktioniert die euBP in der Praxis

Der Ablauf der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung lässt sich vereinfacht in fünf Schritte unterteilen:

Finanzbuchhaltung (EVM)
         │
         ▼
Ermittlung der relevanten
Konten- und Buchungsdaten
         │
         ▼
Aufbereitung und Prüfung
der Daten durch EVM
         │
         ▼
Bereitstellung der
euBP-Datensätze
         │
         ▼
Übermittlung über
bestehende Systeme
(z. B. Lohnsystem,
DAKOTA oder Dienstleister)
         │
         ▼
Deutsche Rentenversicherung

Wichtig dabei: Portolan übernimmt die normgerechte Bereitstellung der prüfungsrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung.

Die eigentliche Übermittlung erfolgt anschließend über etablierte Übermittlungswege.

Dadurch können Unternehmen bestehende Prozesse und Systeme in vielen Fällen weiterhin nutzen.