Was steckt hinter der euBP? 

Mit der euBP werden Daten aus dem Lohnabrechnungsprogrammen, sowie der Finanzbuchhaltung künftig digital und standardisiert an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt – gemäß § 28p Abs. 6a SGB IV. Damit die Übertragung korrekt und prüfsicher erfolgt, sind technische und fachliche Anforderungen einzuhalten.  

Portolan hat die Grundlagen geschaffen. 

• Die Anmeldung bei der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung) ist erfolgt. 

• EVM-Kunden werden ihre Daten künftig im standardisierten DSKT/DSBU-Format bereitstellen. 

Damit ist der Grundstein für eine vollständig digitale, medienbruchfreie Prüfung gelegt. 

Trennung von Datenerstellung und Datenübertragung – ein wichtiger Vorteil 

Die EFM-Finanzbuchhaltung erzeugt die Daten im definierten Datensatzformat. Wie diese Daten anschließend übertragen werden, bleibt flexibel – ein großer Vorteil für unsere Kunden. 

Eine eigene technische Entwicklung ist nicht erforderlich, da die Übermittlung der erstellten euBP-Daten flexibel über bereits bestehende, standardisierte Verfahren erfolgen kann. Grundlage dafür ist der etablierte eXTra-Standard. Die Übertragung kann somit über unterschiedliche, bereits bewährte Wege erfolgen, zum Beispiel: 

• Ihre bestehende Lohnbuchhaltung, 

• oder externe Dienstleister/Übermittlungslösungen (z.B. DAKOTA). 

Damit bleiben Sie in Ihrer gewohnten Systemlandschaft – und profitieren gleichzeitig von einem weit verbreiteten und zukunftssicheren Übermittlungsstandard. 

Gemeinsam mit unseren Kunden prüfen wir zudem, ob die Übermittlung künftig auch direkt über das vorhandene Lohn- und Gehaltsprogramm erfolgen kann.  

• In vielen Fällen wird dies die effizienteste Lösung sein. 

Neuer Abrufbildschirm im EVM-Client – Automatisierte Datenaufbereitung 

Für die euBP schaffen wir im EVM-Client einen neuen Bereich, über den alle relevanten Daten übersichtlich abrufbar sind. Im Hintergrund sorgt ein umfangreiches Regelwerk dafür, dass die Daten vollautomatisch geprüft, aufbereitet und für den Transfer bereitgestellt werden. 

Das Ergebnis: Weniger manueller Aufwand – mehr Transparenz und Sicherheit. 

Was können EVM-Kunden schon jetzt tun? 

1. Pflichtkonten identifizieren

Bei jeder euBP-Anfrage müssen bestimmte Sachkonten zwingend gemeldet werden. Die Grundlage bietet die E-Bilanz-Taxonomie Version 6.6, darunter u. a.: 

• Kasse 

• Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern 

• Übrige Leistungen mit Vorsteuerabzug 

• Löhne inkl. Minijobs 

• … sowie viele weitere Pflichtkonten 

Eine vollständige Übersicht liefert Anlage 3 der „Sachkonten-Buchungen der Finanzbuchhaltung, Version 2.3.0 vom 17.05.2024“ der DRV-Seite  

Damit ist der Mindestumfang an Konten definiert – Ihr Prüfer kann jedoch in einer Prüfungssituation jederzeit zusätzliche Konten anfordern. Wir sehen dies im Regelwerk vor und sind hier gewappnet auch andere Konten bei Bedarf zu liefern.    

Wie geht es bei Portolan weiter? 

Die nächsten Umsetzungsschritte laufen bereits: 

• Fertigstellung der Konzeption zur Datenaufbereitung 

• Prüfung der Daten mit dem euBP-Datentool Set 

• Antrag auf Systemprüfung bei der ITSG 

• Durchlaufen aller offiziellen Prüfszenarien 

Ziel ist die Zertifizierung der Portolan Commerce Solutions GmbH mit der Lösung EFM-Finanzbuchhaltung. 

Damit sind wir bestens vorbereitet, Ihnen ein vollständig geprüftes, sicheres und gesetzeskonformes Verfahren bereitzustellen. 

• In den kommenden Monaten informieren wir Sie regelmäßig über den Projektfortschritt und geben mehr Einblicke in die Weiterentwicklung. 

Wichtiger Hinweis für aktuell anstehende Prüfungen 

Falls bei Ihnen bereits jetzt eine Betriebsprüfung nach euBP angekündigt wurde, besteht die Möglichkeit, die elektronische Betriebsprüfung bis zum 31.12.2026 auszusetzen. In diesem Fall kann die Prüfung weiterhin auf dem bisherigen Weg durchgeführt werden. 

Wichtig dabei: Dafür muss ein Antrag gestellt werden. Der Antrag wird formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger gesendet, der für die Betriebsprüfung zuständig ist. 

Häufigkeit der Prüfung

Die Häufigkeit der Prüfung der Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitgeber variiert je nach Unternehmensgröße (Großbetriebe alle 3-4 Jahre, mittlere Betriebe alle 6-7 Jahre, Kleinstbetriebe seltener alle 11-12 Jahre).