Unternehmen, die ihren Zahlungsverkehr mit Portolan EVM abwickeln, müssen ihre Systemumgebung auf die neuen SEPA- und Auslandszahlungsformate vorbereiten. Der Stichtag für die Umstellung ist der 15. November 2026.

Für die technische Umstellung sind zwei Schritte erforderlich:

1. Auf dem IBM Power System mit IBM i muss der für die neuen Zahlungsformate erforderliche aktuelle Programm-Fix-Stand installiert werden.
2. Auf allen Arbeitsplätzen, an denen Portolan EVM genutzt wird, muss der aktuelle EVM-Client installiert sein.

Zusätzlich sollten Unternehmen mit ihren Hausbanken abstimmen, welche Annahmefristen und Freischaltungen für die neuen Formate gelten. Auch externe Fachinformationen empfehlen ausdrücklich, die konkreten Übergangsfristen direkt mit der jeweiligen Bank zu klären.

Handlungsbedarf bis 15. November 2026

Prüfen und planen Sie jetzt diese vier Punkte:

✓ Erforderlichen aktuellen Programm-Fix-Stand auf IBM i installieren
✓ Aktuellen EVM-Client auf allen genutzten Arbeitsplätzen installieren
✓ Anforderungen und Testmöglichkeiten mit den Hausbanken abstimmen
✓ Unterstützung für die technische Umsetzung frühzeitig buchen

Ist Ihre Portolan-EVM-Umgebung bereits vorbereitet?

Ihre Anfrage wird zentral erfasst, koordiniert und strukturiert bearbeitet.

Was ändert sich bei den SEPA-Formaten?

Mit der Formatgeneration SEPA 3.7 erfolgt der Wechsel auf neuere ISO-20022-Nachrichtenformate. Für SEPA-Überweisungen wird pain.001.001.09 und für SEPA-Lastschriften pain.008.001.08 verwendet.

Die relevanten Zahlungsformate im Überblick

Warum müssen Unternehmen ihren Zahlungsverkehr anpassen?

Die von Unternehmen erzeugten Zahlungsdateien müssen von den jeweiligen Banken technisch angenommen und verarbeitet werden können. Werden Formate verwendet, die eine Bank nicht mehr akzeptiert, kann es zu Ablehnungen bei der Einreichung kommen.

Die neuen Formate betreffen deshalb nicht nur Banken. Auch die im Unternehmen eingesetzte Finanzsoftware und die Prozesse zur Erstellung und Prüfung von Zahlungsdateien müssen vorbereitet sein.

Unternehmen sollten insbesondere prüfen:

• Welches Format wird aktuell durch die Zahlungssoftware erzeugt?
• Ist der erforderliche Programm-Fix-Stand installiert?
  à Bei Releasestand EVM 8.60  – bis min. Fix F079 oder höher updaten
  à Bei Releasestand EVM 8.50  – bis min. Fix F173 oder höher updaten
• Ist der aktuelle EVM-Client auf allen betroffenen Arbeitsplätzen vorhanden?
  à Mindestversion ist die Version 1.9.18 (42)
• Welche Formate akzeptieren die jeweiligen Hausbanken?

Was muss in Portolan EVM konkret aktualisiert werden?

1. Aktuellen Programm-Fix-Stand auf IBM i installieren

Auf dem IBM Power System mit IBM i muss der für die neuen SEPA- und Auslandszahlungsformate erforderliche aktuelle Programm-Fix-Stand installiert werden.

Ein vollständiges Upgrade auf den generell neuesten EVM-Release-Stand ist damit nicht gemeint. Entscheidend ist der von Portolan für die jeweilige EVM-Version bereitgestellte Fix-Stand, der die neuen Zahlungsformate unterstützt.

Die Installation kann abhängig von der organisatorischen und technischen Situation durch die eigene IT-Abteilung oder mit Unterstützung von Portolan erfolgen.

2. Aktuellen EVM-Client installieren

Zusätzlich muss der aktuelle EVM-Client auf allen Arbeitsplätzen installiert werden, an denen Portolan EVM für den Zahlungsverkehr eingesetzt wird.

Die Aktualisierung auf der IBM i allein reicht nicht aus. Für die Nutzung der neuen Funktionen müssen die erforderlichen Komponenten auf der IBM i und auf den betroffenen Arbeitsplätzen zusammenpassen.

Welche Rolle spielen strukturierte Adressdaten?

Mit der neueren ISO-20022-Formatgeneration gewinnen strukturierte beziehungsweise hybride Adressinformationen an Bedeutung. Adressbestandteile können dabei in dafür vorgesehenen Feldern übermittelt werden, statt ausschließlich in freien Adresszeilen zu stehen.

Unternehmen sollten daher auch die Qualität ihrer Adressdaten prüfen. Da die Anordnung von Straße, Hausnummer länderspezifischen Regeln folgt, müssen Stammdaten möglichst standardkonform erfasst sein. Portolan unterstützt dies durch eine länderabhängige Steuerung der Adressausgabe. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine korrekte Erfassung der Adressen in den Stammdaten.

Muss auch die Hausbank einbezogen werden?

Ja. Unternehmen sollten ihre Hausbank oder ihre Hausbanken frühzeitig kontaktieren.

Die jeweilige Bank kann Auskunft darüber geben:

• ab wann sie die bisherigen Formate nicht mehr akzeptiert,
• welche neuen Formate sie erwartet,
• ob Freischaltungen oder Änderungen in der Bankverbindung erforderlich sind,

Die genauen Annahme- und Übergangsfristen können sich je nach Bank unterscheiden. Deshalb sollten Unternehmen die für ihre Bankverbindungen geltenden Termine nicht allein aus einer allgemeinen Formatbeschreibung ableiten.

Wer sollte die SEPA-Umstellung im Unternehmen koordinieren?

Die Umstellung sollte zwischen den Bereichen abgestimmt werden, die am Zahlungsprozess beteiligt sind. Dazu können insbesondere gehören:

• Finanzbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Zahlungsverkehr oder Treasury
• IT beziehungsweise IBM-i-Administration
• Stammdatenverantwortliche
• interne oder externe Systembetreuung

Besonders wichtig ist eine eindeutige Zuständigkeit für die technische Installation, die Abstimmung mit den Banken und die anschließenden Tests.

Was passiert, wenn die Umstellung nicht rechtzeitig erfolgt?

Wenn eine Bank ein bisher genutztes Zahlungsformat nicht mehr akzeptiert, kann die übermittelte Zahlungsdatei abgelehnt werden. Das kann dazu führen, dass Zahlungen nicht wie vorgesehen termingerecht verarbeitet werden.

Mögliche betriebliche Auswirkungen sind:

• Zahlungen müssen erneut erstellt werden.
• Fällige Zahlungen können sich verzögern.
• Fehler müssen kurzfristig durch Buchhaltung und IT geprüft werden.
• Abstimmungen mit Banken werden unter Zeitdruck erforderlich.
• Der planmäßige Zahlungsprozess kann beeinträchtigt werden.

Deshalb sollte die Umstellung einschließlich Installation, Bankabstimmung und Tests vor dem genannten Stichtag abgeschlossen sein.

Häufig gestellte Fragen zur SEPA-Umstellung 2026