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EVM besteht aus drei Modulen – der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und dem Controlling. Die Software kann durch unsere Zusatzmodule beliebig erweitert werden, damit sie Ihre Anforderungen optimal abdeckt.
Regelmäßig geprüft – nach IDW PS 880
Die rechnungslegungsrelevanten Bestandteile des Moduls Finanzbuchführung der Software Portolan EVM Finanzsoftware (Version 8.50 und Version 8.60) wurden nach dem IDW Prüfungsstandard PS 880 geprüft.
Finanzbuchhaltung
EVM bietet alle Funktionen, die Sie in der Finanzbuchhaltung im Alltag brauchen. Außerdem ist das System für den internationalen Einsatz konzipiert und lässt sich mit verschiedenen Länderversionen erweitern.
Vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur Bezahlung bietet EVM digitale, automatisierte Prozesse. Alle Zahlen werden automatisch bis in die Deckungsbeitragsrechnung weitergegeben.
Über eine zentrale Übersicht haben Sie im Headquarter stets alle relevanten Daten im Blick. Sowohl von Ihrem Hauptstandort als auch von allen Tochterfirmen im In- und Ausland.
Neben den Standardfunktionen einer Finanzbuchhaltung bieten wir außerdem folgende Features:
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Intelligente Belegerkennung mittels KI
- Archivierung nach der GoBD
- Flexible Workflows für eine schnelle Rechnungsverarbeitung
- Übersichtliches Rechnungseingangs-Cockpit
- Freie Definition von Auswertungskriterien, wie z. B. Geschäftsbereich oder Region
- Optionale Führung zentraler oder dezentraler Stammdaten
- Anzahlungen, die in die Liquiditätsplanung fließen
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung ist in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung/Projektabrechnung integriert. Sie bildet sämtliche Abschreibungsarten ab und ist international einsetzbar.
- Eingangsrechnungen können aus der Fibu in die Anbu durchgebucht werden
- Neben Sachanlagen und immateriellen Anlagen können auch Leasinggüter sowie Finanzanlagen gepflegt und flexibel ausgewertet werden
- Flexible und nach freien Parametern definierbare Auswertungen
- Parallele Bewertung nach lokalem Handels- und Steuerrecht, IFRS und internationale Richtlinien
Controlling
Egal, ob Produktionskosten für einzelne Artikel, die Ermittlung von Preisuntergrenzen oder Verteilungsschlüssel von Energie- oder Mietkosten – mit unserem Controlling ermitteln Sie alle Kosten, die in Ihrem Unternehmen anfallen. So liefert unser Controllingmodul die perfekte Grundlage für eine zahlenbasierte Steuerung der Unternehmensstrategie und vorausschauende Budgetplanung.
- Mit der Kostenstellenrechnung können Sie Ihre Gesamtkosten und deren Verteilung auf die betrieblichen Kostenträger abbilden.
- Die Deckungsbeitragsrechnung ermittelt z. B., mit welchen Produkten das Unternehmen den größten Gewinn macht und selektiert die stärksten und schwächsten Kunden.
- Die Kostenträgerrechnung wertet aus, wo in Ihrem Unternehmen Kosten entstehen. Und wie hoch die Kosten für einzelne Aufträge, Produkte oder Prozesse sind.
- Mit der Projektabrechnung sehen Sie genau, wie viel Geld Sie für einzelne Projekte einplanen sollten.
Finanzcockpit
Noch nie war mobiles Finanzreporting einfacher. Mit dem Finanzcockpit von Portolan haben Sie Ihre Unternehmenszahlen immer aktuell per Knopfdruck bereit. Individuelle Berichte, Übersicht über offene Posten oder die GuV können einfach am Desktop oder auch mobil auf dem Tablet aufgerufen werden. EVM Mobile bietet Ihnen ein individuelles Rollenkonzept. Je nach Funktion und Verantwortlichkeit haben Nutzer nur Zugriff auf die für sie relevanten Berichte. Zusätzlich kann jeder Anwender sein Dashboard individuell gestalten.
- Standardberichte wie Bilanz, GuV, Liquiditätsanalyse, Kundenranking (top Umsätze oder offene Posten) und individuelle Analysen
- Einfache, intuitive Handhabung - direkt durchstarten ohne Schulungsaufwand
- Alle Daten werden in Echtzeit dargestellt
- Über flexible Benutzerberechtigungen sind auch sensible Unternehmensdaten sicher
Erweiterungsmodule
- 1. CLM – Cash & Liquidity Management Mit diesem Modul verschaffen Sie sich einen langfristigen Überblick über geplante Einnahmen und Ausgaben in Ihrem Unternehmen. So können Sie Investitionen einfacher planen und Kosten besser im Blick behalten.
- 2. Datenaustausch FiBu & Factoring Gesellschaften Über Datenaustausch werden debitorische Rechnungen und Gutschriften automatisch an die Factoring Firmen exportiert.
- 3. Automatische Buchung von Gutschriften Das Modul kann in Verbindung mit den ERP-Systemen XPPS/Xpert von Infor eingesetzt werden. Neben der automatischen Buchung der Gutschrift erfolgt zeitgleich auch die Auszifferung der Lieferscheinposition ohne manuellen Aufwand.
- 4. Zahlungsavise maschinell verarbeiten Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Fehler. Mit diesem Modul läuft die Erfassung von Zahlungsavisen automatisch.
- 5. Mail System Integration (MSI) Egal, ob Mahnungen nach Mahnstufen, Zahlungsavise, Regulierungsbriefe, Kontoauszüge, Saldenbestätigungen – MSI erstellt und versendet automatisch Ihre Geschäftskorrespondenz per E-Mail oder e-Post. Das spart Ihnen und Ihrem Team Zeit und erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag.
- 6. eBilanz-Tool In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, ihre Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Mit dem Portolan eBilanz-Tool werden diese Daten in digitaler Form in XBRL-Format aufbereitet und direkt weitergeleitet.
- 7. Dokumenten Management System (DMS) Das DMS sichert und archiviert alle Belege und Dokumente in Ihrem Unternehmen. Über die Beleginterpretation werden automatisch vordefinierte Bearbeitungs-, Produktions- und Steuerungsprozesse ausgelöst. So lassen sich Dokumente einfacher und effizienter organisieren.
- 8. Planungstool - CCP Das Planungstool im EVM ermöglicht es Ihnen, Ihre Budgetplanung zu vereinfachen – und ganz nebenbei Planungsalternativen (worst/best case Szenarien) zu vergleichen.
- 9. Verzugszinsen einfach erstellen, bearbeiten & buchen Das Programm erstellt automatisch einen Verzugszinsenvorschlag, der anschließend angepasst werden kann. Abschließend kann eine Übersicht über die Verzugszinsen ausgedruckt und das Ergebnis gebucht werden.
Digitalisierungsplattform
Die JobRouter Digitalisierungsplattform ermöglicht es, sämtliche Geschäftsprozesse, Daten und Dokumente in einer Plattform von Anfang bis Ende abzubilden. Dadurch entfallen Zeitaufwände für manuelle Tätigkeiten und Insellösungen werden zusammengeführt. Die Workflows können dabei individuell an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
Die Einführung erfolgt schrittweise, die Prozessanforderungen entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Dadurch ist die Lösung sofort einsetzbar und das Tempo wird durch den Anwender vorgegeben. Die Einrichtung erfolgt durch unsere Experten, durch die Low-Code-Plattform können aber auch einfache Workflows selbst angelegt werden.
Die Einsatzbereiche sind vielfältig. Hier finden Sie einige Beispiele:
- Finanzen: Eingangsrechnungsprüfung, Bankenreport, Debitorenanlage, Datencontrolling, Ausgabenplanung, Baurechnungen
- Vertrieb & Marketing: Preislistenfreigabe, Besuchsbericht, Angebotsfreigabe, Leaderfassung, Auftragsabwicklung, Bonusfreigabe
- Personal: Digitale Personalakte, Reisekostenabrechnung, Mitarbeiter Onboarding, Urlaubsantrag, Bewerbermanagement, Krankmeldung, Dienstreiseantrag, Feedbackprozess
- Qualitätsmanagement: Reklamationsmanagement, Produktänderungen, Zertifizierung nach QM-Standards, Supportmanagement, Abnahmeprotokoll, Mängelerfassung, Auditplanung
- Einkauf: Wareneingangsprozesse, Beschaffungsantrag, Auftragsbearbeitung, Lieferfreigabe, Inventurprozess, Investitionsanträge
- Verwaltung: Vertragsverwaltung, Genehmigungsprozesse, Fuhrparkverwaltung, digitale Projektakte, Schulungsverwaltung, Werkstattauftrag
Über 1.500 Kunden aller Unternehmensgrößen aus den unterschiedlichsten Branchen vertrauen auf die JobRouter Digitalisierungsplattform. Mit einem Netzwerk aus knapp 200 Partnern und Niederlassungen in den USA, Großbritannien und der Türkei ist ein weltweiter Einsatz möglich.